「個別支援計画書を1件書くのに2時間かかる」「担当児童が多く、見直しの時期になると残業が続く」。こうした悩みを持つ児発管は少なくありません。この記事では、計画書の作成時間が長くなっていた児発管が、流れを見直して時間を減らすまでを事例として紹介し、どの事業所でも真似できる見直しの手順を整理します。
この記事の結論 個別支援計画書に時間がかかる原因の多くは、文章を書くことそのものではなく、材料を探す・思い出す・書き写す時間にあります。アセスメントの項目を決め、日々の記録を目標ごとに残し、検討会の決定事項をそのまま本書に反映する流れにすると、書く前の準備が短くなります。まず1週間、計画書作成にかかる時間を工程ごとに記録してみることから始めましょう。
事業所と児発管の状況
A事業所（放課後等デイサービス・定員10名）では、児発管が1人で登録児童約30名の個別支援計画を担当していました。計画の見直しは6か月ごとで、見直しの時期が重なる月には、1か月に10件以上の計画を作る必要がありました。
児発管の悩みは次のようなものでした。
- 計画書1件に、アセスメントの整理から本書の完成まで平均2時間ほどかかる
- 見直しの月は、送迎後に事務作業が続き、残業が増える
- 急いで書くと、前回の計画をコピーして日付だけ変えたような計画になってしまう
どこに時間がかかっていたのか？
児発管はまず、計画書1件を作るのにどの工程で何分使っているかを、1週間記録しました。その結果、時間の多くは「書く」前の工程に使われていることが分かりました。
| 工程 | かかっていた時間（目安） | 主な内容 |
|---|---|---|
| 前回の書類を探す・読み返す | 約20分 | 紙のファイルとパソコンのフォルダから前回の計画とモニタリングを探す |
| 日々の記録から様子を拾う | 約30分 | 半年分の記録を読み返し、目標に関係する出来事を探す |
| アセスメントの整理 | 約20分 | 面談メモを読み返し、項目ごとにまとめ直す |
| 原案を書く | 約30分 | 意向・方針・目標・支援内容を書く |
| 検討会の意見を反映して清書 | 約20分 | 議事録を見ながら原案を修正する |
文章を考えて書いている時間は全体の4分の1程度で、残りは「探す・読み返す・書き写す」時間でした。
見直した3つのポイント
1. アセスメントの項目を固定し、保護者アンケートを事前に集める
面談の内容を毎回自由に書いていたため、整理し直す手間がかかっていました。そこで、5領域に沿ったアセスメントの項目を事業所で統一し、面談の前に保護者アンケートで家庭の様子と願いを書いてもらうようにしました。面談はアンケートの内容を確かめる場になり、面談後の整理も項目ごとに埋めるだけになりました。
2. ケア記録を目標ごとに残す
半年分の記録を読み返す時間が大きかったため、ケア記録の書き方を変えました。職員は、その日の記録の先頭に「どの目標に関する出来事か」を書くようにし、目標ごとに記録を拾えるようにしました。記録の書き方はケア記録（支援記録）の書き方と文例で紹介している型とほぼ同じです。
あわせて、短期目標を回数や時間で評価できる形に書き直しました。目標が具体的になると、記録も「できた・できなかった」を書けばよくなり、モニタリングでは数えるだけで済むようになりました。目標の書き方は長期目標・短期目標の書き方を参考にしています。
3. 検討会の決定事項を、本書の項目に合わせて記録する
以前は、検討会の議事録を自由記述で書いていたため、清書のときに「どの意見をどこに反映するか」を考え直していました。そこで、議事録の決定事項を「短期目標①の変更」「支援内容②の追加」のように本書の項目に合わせて書くようにしました。清書は、決定事項を順番に反映するだけになりました。検討会の進め方は担当者会議（検討会）の進め方で詳しく解説しています。
見直し後の変化
流れを見直してから数か月後、同じように工程ごとの時間を記録したところ、次のような変化がありました。
| 工程 | 見直し前 | 見直し後（目安） |
|---|---|---|
| 前回の書類を探す・読み返す | 約20分 | 約10分 |
| 日々の記録から様子を拾う | 約30分 | 約15分 |
| アセスメントの整理 | 約20分 | 約10分 |
| 原案を書く | 約30分 | 約30分 |
| 検討会の意見を反映して清書 | 約20分 | 約15分 |
| 合計 | 約2時間 | 約1時間20分 |
原案を書く時間は変わっていません。変わったのは、書く前の準備と書いたあとの書き写しの時間です。児発管は「浮いた時間を、目標の水準が合っているかを考えることに使えるようになった」と振り返っています。
一方で、課題も残りました。職員によって記録の詳しさにばらつきがあり、目標名が書かれていない記録もまだあります。月に1回、記録の例を共有する時間を設けて改善を続けています。
自分の事業所で始めるには？
この事業所の見直しは、特別な道具がなくても始められます。
- 計画書1件にかかる時間を、工程ごとに1週間記録する
- 「探す・読み返す・書き写す」時間が大きい工程を1つ選ぶ
- その工程の材料が、あらかじめそろう仕組みを考える（項目の統一、記録の型、議事録の書式）
- 1〜2か月続けて、もう一度時間を記録して比べる
すべてを一度に変えようとすると職員の負担が大きくなります。効果が大きそうな工程から1つずつ変えるのが、続けるためのコツです。
よくある質問
個別支援計画書1件の作成時間はどのくらいが目安ですか？
作成時間は、事業所の様式、子どもの状況、アセスメントの方法などによって大きく異なり、一律の目安はありません。大切なのは、自分の事業所で時間がどの工程にかかっているかを把握することです。工程ごとに時間を記録すると、見直すべき点が見えてきます。
作成時間を短くすると、計画の質が下がりませんか？
削るべきなのは「探す・読み返す・書き写す」時間で、目標や手立てを考える時間ではありません。準備の時間が短くなると、その分を子どもに合った目標かどうかを考えることに使えます。前回の計画をコピーして済ませるより、質はむしろ上がりやすくなります。
記録の書き方を変えると、職員の負担が増えませんか？
最初は慣れが必要ですが、目標ごとに書く型を決めると、何を書けばよいか迷う時間が減ります。すべての出来事を書くのではなく、目標に関係する出来事を1〜2件書く形にすると、負担は増えにくくなります。記録の例を職員間で共有すると定着しやすくなります。
システムを入れないと効率化はできませんか？
この事例のように、項目の統一や記録の型、議事録の書式の見直しだけでも、時間を減らせる余地はあります。一方で、書類が紙やフォルダに分かれていると、探す時間を減らすには限界があります。まず流れを見直し、そのうえで必要に応じて道具を検討するのが進めやすい順番です。
まとめ
個別支援計画書の作成に時間がかかる原因は、書くことそのものより、材料を探し、読み返し、書き写す時間にあることが多いです。アセスメントの項目、ケア記録の型、検討会の議事録の書き方を見直すと、書く前の準備が短くなり、子どもに合った目標を考える時間が生まれます。まずは工程ごとの時間を記録することから始めてみてください。
つむぎあいは、アセスメントからモニタリングまでの6つの書類を1本の流れでつなぐクラウドサービスです。この記事で紹介したような「材料が自然にそろう流れ」を、仕組みとして整えたい事業所の選択肢の一つになります。