個別支援計画書を作るためのシステムは、請求ソフトの一機能として付いているものから、計画書づくりに特化したものまでさまざまです。「どれも同じに見えて、何を比べればいいか分からない」という児発管や経営者の方に向けて、比較のポイントと導入前に確認したいことを整理します。
この記事の結論 個別支援計画書作成システムは、「計画書が速く書けるか」だけでなく、アセスメントからモニタリングまでの書類が1本の流れでつながるかで選ぶのが基本です。そのうえで、保護者とのやりとり、過去書類の移行、料金体系、職員が使いこなせるかを確認します。無料トライアルでは、実際の利用児1〜2名分の書類を最後まで作ってみるのが確実です。
個別支援計画書作成システムとは？
個別支援計画書作成システムとは、アセスメント、計画の原案、担当者会議（検討会）、本書、モニタリングといった一連の書類を、画面上で作成・管理するためのソフトウェアです。紙やExcelで管理していた書類をまとめ、期限管理や下書き作成を支援するものが一般的です。
大きく分けると、次の3タイプがあります。
| タイプ | 特徴 | 向いている事業所 |
|---|---|---|
| 請求ソフト一体型 | 国保連請求と同じソフトで計画書も作れる | 請求と書類の窓口を一つにしたい |
| 業務全般型 | 記録・連絡帳・送迎・シフトなどを幅広くカバー | 事務全体をまとめて電子化したい |
| 計画書特化型 | 計画書の流れや文章づくりの支援に重点 | 児発管の書類負担を特に減らしたい |
どれが正解というより、「いま一番時間がかかっているのはどこか」によって向き不向きが変わります。
比較のポイントは何を見る？
比較で最初に見るべきは、書類が「つながっているか」です。計画書の画面だけが便利でも、アセスメントやモニタリングが別管理だと、転記の手間は残ります。以下の7項目で比べると、違いが見えやすくなります。
1. 書類が1本の流れでつながっているか
アセスメントの内容が原案に、検討会の意見が本書に、本書の目標がケア記録とモニタリングに引き継がれるかを確認します。書類ごとに入力し直す仕組みだと、転記ミスや記載の食い違いが起きやすくなります。
2. 下書き作成の支援がどこまであるか
文例集から選ぶ方式、テンプレートに入力する方式、AIが下書きを作る方式などがあります。AIの場合は「何を材料に下書きするのか」「最終的に人が直して確定できるか」が大切です。AIの下書きは材料と確認の手順しだいで質が変わるため、デモでは実際の書類で試すのが確実です。
3. 5領域や事業所の方針を反映できるか
ガイドラインに沿った5領域の視点と、事業所ごとの支援の方針や理念の両方を計画に反映できるかを確認します。どの事業所でも同じ文章になる仕組みでは、事業所の特色が計画に表れにくくなります。5領域と計画の関係は5領域と個別支援計画で解説しています。
4. 保護者とのやりとりに対応しているか
保護者の意向を集める方法（アンケートの配布・回収）や、説明・同意・交付の記録をどう残すかを確認します。保護者側にアプリのインストールやアカウント作成が必要かどうかも、利用率に影響します。
5. 期限と進捗を一覧で見られるか
利用児ごとの計画期間、モニタリング期限、書類の作成状況を一画面で確認できると、期限切れを防げます。期限の管理が甘いと、個別支援計画未作成減算のリスクにもつながります。
6. 過去の書類を取り込めるか
紙・PDF・Excelで作ってきた過去の計画書やモニタリングを、システムに取り込めるかは見落とされがちなポイントです。前回の書類を参照できないと、導入後の最初の半年は比較や引き継ぎがしにくくなります。
7. 料金体系が事業所の規模に合うか
月額固定、利用児数に応じた従量課金、初期費用の有無など、料金体系はさまざまです。利用児が増えたときに費用がどう変わるか、複数拠点の場合はどう計算するかを必ず確認します。
比較表のテンプレート
候補を2〜3社に絞ったら、次のような表で並べると判断しやすくなります。
| 確認項目 | A社 | B社 | C社 |
|---|---|---|---|
| アセスメント〜モニタリングがつながる | |||
| 下書き作成の支援（方式） | |||
| 5領域・事業所方針の反映 | |||
| 保護者アンケート・同意記録 | |||
| 期限・進捗の一覧 | |||
| 過去書類の取り込み | |||
| 料金（初期・月額・児童数による変動） | |||
| 対応サービス（児発・放デイ・保育所等訪問） | |||
| サポート体制（問い合わせ方法・時間） |
表を埋める過程で「説明を聞いても分からなかった点」が見えてきます。そこが、デモやトライアルで確かめるべき点です。
導入前に確認すべきことは？
導入前には、機能よりも「自分の事業所の運用に合うか」を確認します。特に次の点は、契約後に困りやすいポイントです。
- 様式の確認：自治体から求められている様式や記載項目を満たせるか。運営指導で見られる項目は運営指導で確認される個別支援計画のチェックポイントも参考にしてください。
- データの持ち出し：解約時や監査時に、書類をPDFなどで出力できるか。
- セキュリティ：通信の暗号化、アクセス権限の設定、バックアップの方針。
- 動作環境：インストールが必要か、ブラウザで使えるか。タブレットやスマートフォンで記録できるか。
- 職員の操作：パソコンが苦手な職員でも記録を入力できるか。
- サポート：導入時の設定支援、操作説明会、問い合わせの窓口。
書類の保存期間や電子保存の扱いは自治体の条例・運用によって異なる場合があります。制度に関わる部分は、最新の告示・通知・Q&A、自治体の運用で必ず確認してください。
トライアルで試すべきこと
無料トライアルやデモでは、画面を眺めるだけでなく、実際の業務の流れで試すことが重要です。
- 利用児1〜2名分について、アセスメントからモニタリングまで一通り作ってみる
- 前回の計画書（紙やPDF）を取り込み、今回の計画と並べて見られるか確かめる
- 児発管だけでなく、現場の職員にもケア記録の入力を試してもらう
- 保護者アンケートを職員の家族などに回答してもらい、手順を確認する
- 作成した計画書を印刷し、保護者に渡せる見た目かを確認する
「児発管は便利だと感じたが、現場職員が記録を入力しなかった」という理由で定着しないケースは少なくありません。記録を書く人の目線で確かめておきましょう。
選び方でよくある失敗
システム選びでは、次のような失敗がよく起こります。
- 機能の多さで選ぶ：使わない機能が多く、画面が複雑になって職員が迷う
- 価格だけで選ぶ：利用児が増えるたびに費用が上がり、結果的に割高になる
- 計画書の画面だけで選ぶ：モニタリングや記録が別管理のままで、転記が減らない
- 移行を考えずに選ぶ：過去書類が紙のまま残り、見直しのたびに探し回る
児発管の負担を減らす工夫はシステム以外にもあります。児発管の業務負担を減らす7つの工夫もあわせて読むと、どこをシステムに任せるべきかが整理しやすくなります。
よくある質問
請求ソフトに計画書機能があれば、別のシステムは不要ですか？
請求ソフトの計画書機能で運用が回っていれば、無理に追加する必要はありません。ただし、アセスメントやモニタリングとのつながり、下書き作成の支援、保護者とのやりとりが弱い場合は、計画書に特化したシステムを併用する事業所もあります。いま時間がかかっている作業がどこかで判断してください。
小規模の事業所でもシステムを入れる意味はありますか？
小規模の事業所ほど、児発管が現場にも入りながら書類を作っていることが多く、効果を感じやすい場合があります。利用児数に関係なく、期限管理や前回書類の参照が楽になる点は同じです。料金が規模に見合うかは、必ず見積もりで確認してください。
AIが作った計画書をそのまま使ってもよいですか？
AIの下書きは、あくまで下書きとして扱うのが基本です。個別支援計画は児発管の責任で作成するものなので、子どもの実態や保護者の願いに合っているかを確認し、必要に応じて直してから確定します。直しやすい画面になっているかも選ぶポイントです。
導入にはどのくらい時間がかかりますか？
クラウド型でインストールが不要なシステムであれば、アカウントを作ればすぐに使い始められることが多いです。ただし、過去書類の取り込みや職員への説明を含めると、運用が定着するまでには数週間から1〜2か月ほど見ておくと安心です。計画の更新時期に合わせて順番に切り替える方法もあります。
まとめ
個別支援計画書作成システムは、計画書を速く書けるかだけでなく、アセスメントからモニタリングまでがつながっているかで選ぶのが基本です。比較表で候補を並べ、トライアルでは実際の利用児の書類を最後まで作り、現場職員の使いやすさまで確かめましょう。つむぎあいは、アセスメント・原案・検討会・本書・ケア記録・モニタリングの6つの書類を1本の流れでつなぎ、拠点ごとの月額料金で児童数による追加課金もありません。比較の候補の一つとして、実際の書類で試してみてください。