運営指導（旧・実地指導）の通知が届くと、多くの事業所で「個別支援計画の書類はそろっているか」の確認に追われます。けれども、直前に慌てて整えるのは負担が大きく、日付の矛盾や記録の抜けはあとから直せません。この記事では、児童発達支援・放課後等デイサービスの運営指導で、個別支援計画について確認されやすいポイントと、日ごろの備え方を整理します。
この記事の結論 運営指導では、個別支援計画が「アセスメント→原案→担当者会議→説明・同意・交付→モニタリング」の手順どおりに、期限内に作られているかが書類で確認されます。特に、日付の順番、同意の記録、計画期間の空白、モニタリングの実施、計画と日々の記録の整合は見落としやすいポイントです。指導の前に慌てて整えるのではなく、日ごろから一人ずつの進捗と期限を把握しておくことが最大の備えです。
なお、確認の観点や求められる書類は、自治体によって異なる場合があります。最新の告示・通知・Q&A、指定権者（都道府県・市など）の運用で必ず確認してください。
運営指導とは？
運営指導とは、指定権者（都道府県や市など）が事業所を訪問するなどして、運営基準に沿った運営ができているかを確認し、必要な助言・指導を行うものです。以前は「実地指導」と呼ばれていましたが、近年は「運営指導」という呼び方に改められ、オンラインでの実施が認められる場合もあります。
運営指導は、不正を前提とした「監査」とは目的が異なり、基本的には適正な運営のための確認と助言の場です。ただし、指導の中で基準を満たしていないことが分かると、改善の指示や、報酬の返還につながることがあります。
個別支援計画は、人員配置や報酬の算定と並んで、運営指導で必ずといってよいほど確認される書類です。
個別支援計画のどこが確認される？
運営指導では、個別支援計画そのものの内容に加えて、「決められた手順を踏んで作られているか」が書類で確認されます。
| 手順 | 確認されやすいこと | 必要な書類の例 |
|---|---|---|
| アセスメント | 児発管が保護者・子どもと面接しているか、その記録があるか | アセスメントシート、面接記録 |
| 原案の作成 | アセスメントにもとづいて作られているか | 個別支援計画の原案 |
| 担当者会議 | 原案について職員等の意見を聴いているか | 担当者会議（検討会）の記録 |
| 説明・同意・交付 | 保護者に説明し、文書で同意を得て、交付しているか | 同意の署名がある計画書、交付の記録 |
| 関係機関への交付 | 障害児相談支援事業者に計画を交付しているか | 交付の記録 |
| モニタリング | 定期的に実施し、必要に応じて計画を見直しているか | モニタリング記録、見直した計画書 |
令和6年度の報酬改定では、作成した個別支援計画を障害児相談支援事業者にも交付することなどが定められました。運営基準の改正は見落としやすいため、改定のたびに自事業所の手順を点検しておきましょう。
見落としやすいチェックポイント
書類が「ある」だけでは不十分で、日付や内容の整合まで確認されます。見落としやすいポイントを挙げます。
1. 日付の順番が正しいか
アセスメント、原案、担当者会議、同意の日付が、手順どおりの順番になっているかを確認します。たとえば「担当者会議の日付が原案の作成日より前になっている」「同意日がサービス提供開始日よりあとになっている」といった矛盾は、指摘を受けやすい点です。
2. 計画期間に空白がないか
前の計画の期間が終わってから、次の計画の同意までに空白の期間があると、その間は計画がない状態でサービスを提供していたことになります。見直しは、期限の前に余裕を持って始める必要があります。
3. 同意の記録がそろっているか
保護者の署名、同意日、説明した人が記録されているかを確認します。署名欄が空欄のまま、あるいは同意日が書かれていない計画書は、手順を踏んだことを示せません。電子で同意を得る場合の扱いは、自治体の運用を確認してください。
4. モニタリングを期限内に実施しているか
児童発達支援・放課後等デイサービスでは、少なくとも6か月に1回以上のモニタリングが求められています。モニタリングの記録があるか、その結果を踏まえて計画を見直しているかが確認されます。
5. 5領域とのつながりが示されているか
令和6年度の報酬改定以降、個別支援計画では支援内容と5領域とのつながりを明確にすることが求められています。支援内容ごとに、どの領域にあたるかが分かるようにしておきます。5領域の考え方は5領域と個別支援計画で詳しく解説しています。
6. 計画と日々の記録が一致しているか
計画に書いた支援内容が、ケア記録（支援記録）で実際に行われているかも確認されることがあります。計画では「絵カードで流れを示す」と書いてあるのに、記録にその様子がまったく出てこない、という状態は説明に困ります。
7. 児発管が作成しているか
個別支援計画は、児発管が作成するものです。児発管が不在・欠員の期間に作られた計画や、児発管以外の職員が作成して確認の記録がない計画は、問題になることがあります。
未作成減算に注意する
必要な手順を踏まずに作成された計画や、期限切れで計画がない期間があると、個別支援計画未作成減算の対象になることがあります。減算は、運営指導で見つかった場合、さかのぼって報酬の返還を求められることもあるため注意が必要です。
どのような場合に該当するか、どう防ぐかは、個別支援計画未作成減算とはで詳しく整理しています。減算の割合や細かな取扱いは、最新の告示・通知で確認してください。
運営指導の前に行うセルフチェック
指導の通知が届いてから慌てないよう、定期的に次の項目を点検しておくと安心です。
- 全児童の計画期間の一覧をつくり、期限切れ・空白がないか確認する
- 一人ずつ、アセスメント・原案・担当者会議・同意・交付・モニタリングの書類がそろっているか確認する
- 各書類の日付が手順どおりの順番になっているか確認する
- 同意の署名・日付に漏れがないか確認する
- 相談支援事業者への交付の記録があるか確認する
- 支援内容と5領域のつながりが示されているか確認する
- 計画の支援内容とケア記録を数人分見比べ、整合しているか確認する
- 支援プログラムの公表状況も、あわせて確認する
支援プログラムについては、支援プログラムの作り方と公表も参考にしてください。
不備が見つかったら
セルフチェックで不備が見つかった場合、日付をさかのぼって書き換えるなど、事実と異なる記録を作ってはいけません。抜けている手順は、気づいた時点で正しく行い、その日付で記録します。対応に迷う場合は、指定権者に相談するのが確実です。
日ごろからの備えが最大の対策
運営指導の対策は、突き詰めると「手順どおりに、期限内に、記録を残す」ことを日ごろから続けることに尽きます。そのために有効なのは、次のような仕組みです。
- 全児童の書類の進捗と期限を、一覧で見られるようにしておく
- 見直しの開始時期（期限の1〜2か月前など）を事業所で決めておく
- 書類の様式と保管場所を統一し、誰が見ても分かるようにする
- ケア記録を計画の目標とつなげて書く習慣をつくる
よくある質問
運営指導と実地指導は何が違いますか？
運営指導は、以前「実地指導」と呼ばれていたものです。呼び方が改められ、オンラインでの実施が認められる場合もあるなど、実施方法も見直されています。実施の頻度や方法は自治体によって異なるため、指定権者の案内を確認してください。
運営指導で個別支援計画は何人分確認されますか？
確認する人数や選び方は、自治体や指導の内容によって異なります。特定の児童を抽出して確認する場合もあれば、全体の一覧を求められる場合もあります。どの児童が対象になっても説明できるよう、全員分の書類を日ごろから整えておくことが大切です。
同意の署名をもらい忘れていた場合はどうすればよいですか？
気づいた時点で保護者に説明し、実際に同意を得た日付で署名をもらいます。日付をさかのぼって記入するなど、事実と異なる記録を作ってはいけません。その期間の取扱い（減算の対象になるかなど）は、指定権者に相談して確認してください。
運営指導の前に準備しておく書類は何ですか？
個別支援計画に関しては、アセスメント、原案、担当者会議の記録、同意・交付の記録がある計画書、モニタリング記録、ケア記録などが一般的です。求められる書類の一覧は、指導の通知に同封されることが多いので、必ず確認してください。日ごろから一人ずつ書類をまとめて保管しておくと、準備の負担が軽くなります。
まとめ
運営指導では、個別支援計画が決められた手順どおりに、期限内に作られているかが、書類の日付や記録を通して確認されます。日付の順番、計画期間の空白、同意の記録、モニタリングの実施、5領域とのつながり、計画と日々の記録の整合は、特に見落としやすいポイントです。直前の準備ではなく、日ごろから進捗と期限を把握しておくことが最大の対策になります。つむぎあいでは、アセスメントからモニタリングまでの書類を1本の流れでつなぎ、全児童の書類の進捗と期限を一画面で確認できます。