個別支援計画をExcelや紙で管理している事業所は、今も少なくありません。使い慣れた方法には良さもありますが、利用児や職員が増えるにつれて「期限の管理が追いつかない」「前回の計画を探すのに時間がかかる」といった悩みが出てきます。この記事では、Excel・紙での管理の限界と、システムへ移行するときの手順を、児発管と管理者の方に向けて整理します。
この記事の結論 Excelや紙の管理は、利用児が少ないうちは十分に回りますが、期限管理、書類間の転記、過去書類の参照、複数人での共有の4点で限界が出やすくなります。システムへの移行は、現状の書類の棚卸し→選定→試験運用→過去書類の取り込み→順次切り替え→運用ルールの整備の順で進めると、現場の混乱を抑えられます。計画の更新時期に合わせて、一人ずつ切り替えるのが安全です。
Excel・紙の管理はなぜ限界が来る？
Excelや紙の管理に限界が来るのは、個別支援計画が「1枚の書類」ではなく、アセスメントからモニタリングまで続く「書類の流れ」だからです。書類が別々のファイルや用紙に分かれていると、つなぐ作業がすべて人の手に頼ることになります。
Excel・紙の良さと限界を整理すると、次のようになります。
| 観点 | 良いところ | 限界が出やすいところ |
|---|---|---|
| 導入 | 追加の費用がかからない、すぐ始められる | 様式の作り込みが担当者任せになる |
| 作成 | 自由に書ける | 書類ごとに同じ内容を転記する |
| 期限管理 | 一覧表を作れば管理できる | 更新漏れがあると期限切れに気づけない |
| 過去書類の参照 | ファイルを開けば見られる | 探す時間がかかる、版が複数できる |
| 共有 | 印刷すれば誰でも見られる | 同時に編集できない、持ち出しのリスク |
Excel・紙の管理でよくある4つの限界
1. 期限管理が人の記憶と一覧表に頼っている
計画期間やモニタリングの期限を一覧表で管理していても、計画を更新したときに一覧表の更新を忘れると、期限切れに気づけません。期限を過ぎると、個別支援計画未作成減算の対象になるおそれがあります。減算の考え方は個別支援計画未作成減算とはで解説しています。
2. 書類ごとに同じ内容を転記している
アセスメントの内容を原案に、原案を本書に、本書の目標をモニタリング表に、と書き写す作業が発生します。転記のたびに時間がかかるだけでなく、目標の文言が書類ごとに少しずつ違っている、といった食い違いも起きやすくなります。
3. 過去の書類を探すのに時間がかかる
計画の見直しでは、前回の計画やモニタリング、アセスメントと比べることが大切です。しかし、紙のファイルやフォルダの奥に埋もれていると、探すだけで時間が過ぎ、「前回の計画をコピーして少し直す」ことになりがちです。
4. 複数人での共有と記録がしにくい
Excelファイルは同時に編集しにくく、「最新版がどれか分からない」という問題が起きます。紙の記録は、職員が書いたものを児発管が集めて読むまでに時間差ができ、モニタリングの根拠として拾いにくくなります。
システムに移行するタイミングは？
システムに移行するタイミングに決まりはありませんが、次のような状況が一つでも当てはまれば、検討する時期と考えてよいでしょう。
- 利用児が増え、計画とモニタリングの期限が毎月重なるようになった
- 児発管が交代する、または交代の予定がある
- 拠点を増やす予定がある
- 運営指導の準備で、書類の不備や日付の食い違いが見つかった
- 児発管が、書類作成のために残業や持ち帰りをしている
複数拠点での様式統一の例は3拠点で書式と質をそろえた事例も参考にしてください。
システム移行の手順は？6つのステップ
移行は一度にすべてを切り替えるより、段階を踏んで進める方が現場の混乱を抑えられます。
ステップ1：現状の書類を棚卸しする
どの書類を、どの様式で、どこに保管しているかを一覧にします。
- 書類の種類（アセスメント、原案、検討会の記録、本書、ケア記録、モニタリングなど）
- 保管場所（紙のファイル、共有フォルダのExcel、他のシステムなど）
- 利用児ごとの計画期間とモニタリングの期限
この一覧が、移行の計画表にもなります。
ステップ2：システムを選ぶ
棚卸しで分かった「いちばん時間がかかっている作業」を中心に、システムを比べます。書類のつながり、過去書類の取り込み、料金体系、職員の使いやすさを確認しましょう。比較のポイントは個別支援計画書作成システムの選び方で詳しく解説しています。
ステップ3：試験運用する
利用児1〜2名分で、アセスメントからモニタリングまでを実際に作ってみます。児発管だけでなく、ケア記録を書く現場職員にも試してもらい、操作に迷う点を洗い出します。
ステップ4：過去の書類を取り込む
直近の計画書、モニタリング、アセスメントなど、次の見直しで参照する書類を優先して取り込みます。すべての過去書類を一度に移す必要はありません。取り込んだあとも、原本は自治体の条例などで定められた期間、適切に保管しておきます。
ステップ5：計画の更新時期に合わせて順次切り替える
計画期間の途中で様式を変えると、同じ計画期間の中で書類が二つの形式に分かれてしまいます。次の計画の作成時期が来た子どもから順に、新しいシステムで作成していくと混乱が少なくなります。
| 時期 | 切り替えの例 |
|---|---|
| 1か月目 | 試験運用（1〜2名）、職員向けの操作説明 |
| 2〜3か月目 | 計画更新を迎える子どもから新システムで作成 |
| 4〜6か月目 | 残りの子どもも順次切り替え、ケア記録も新システムへ |
| 6か月以降 | 全員が新システムに移行、Excel・紙の運用を終了 |
ステップ6：運用ルールを整える
移行後に「結局Excelにも書いている」という二重管理にならないよう、ルールを決めます。
- どの書類をシステムで作り、何を紙で残すか（署名済みの同意書の扱いなど）
- 誰がどの書類を入力・確認するか
- 期限の確認を、誰がいつ行うか
移行するときの注意点
移行時には、次の点に注意します。
- 個人情報の扱い：Excelファイルをメールやメモリで持ち運ばない。移行後は古いファイルの保管・削除方法を決める。
- 同意書の原本：保護者の署名が入った書類の扱いは、自治体の運用を確認したうえで決める。
- 電子保存の可否：書類の電子保存や電磁的方法での同意の扱いは、最新の告示・通知・Q&A、自治体の運用で必ず確認してください。
- 職員への説明：なぜ移行するのか、何が楽になるのかを先に共有すると、協力を得やすくなります。
よくある質問
Excelの様式をそのままシステムに移せますか？
システムによって、使える様式や項目の自由度は異なります。まったく同じ見た目にするより、運営基準で必要な項目がそろっていて、書類の流れがつながるかを重視する方が、移行後の効果は大きくなります。現在の様式で大切にしている項目は、事前にシステム側で扱えるか確認しておきましょう。
紙の過去書類はすべて取り込む必要がありますか？
すべてを取り込む必要はありません。まずは次の見直しで参照する直近の計画書、モニタリング、アセスメントを優先すると、負担を抑えながら効果を得られます。原本は、自治体の条例などで定められた期間、適切に保管してください。
移行の途中で運営指導があった場合はどうすればよいですか？
移行期間中は、書類がExcel・紙とシステムに分かれていることを説明できるよう、どの子どものどの期間の書類がどこにあるかを一覧にしておくと安心です。計画ごとに一つの形式でそろっていれば、確認もスムーズに進みます。日付や同意の記録に漏れがないかは、移行前後とも確認しておきましょう。
パソコンが苦手な職員がいても移行できますか？
インストールが不要でブラウザから使えるシステムや、入力項目が分かりやすいシステムを選べば、パソコンが苦手な職員でも使えることが多いです。試験運用の段階で現場職員に触ってもらい、つまずく点を確認しておくことが大切です。操作説明の時間も、移行計画に入れておきましょう。
まとめ
Excelや紙の管理は手軽ですが、期限管理、転記、過去書類の参照、共有の4点で限界が出やすくなります。システムへの移行は、棚卸しから始め、試験運用を経て、計画の更新時期に合わせて順に切り替えると、現場の混乱を抑えられます。つむぎあいは、紙・PDF・Excel・他システムの過去書類を取り込めるインストール不要のクラウドサービスで、全児童の書類の進捗と期限を一画面で確認できます。移行を考えはじめたら、まずは直近の書類を取り込んで試してみてください。