児童発達支援管理責任者（児発管）は、個別支援計画の作成とモニタリングだけでなく、アセスメント、保護者面談、検討会の運営、日々の記録の確認、職員への助言まで担います。利用児が30人いれば、半年ごとに30件の計画とモニタリングが必要で、1件に2時間かかれば、それだけで120時間です。
この記事では、書類作成の時間を減らし、子どもと職員に向き合う時間を増やすための7つの工夫を紹介します。
1. 計画とモニタリングの「期限一覧」を持つ
誰の計画がいつ切れるのか、モニタリングはいつまでかを一覧にしておくと、期限直前に慌てて書く状態がなくなります。月初に「今月作る書類」を確認し、面談の日程を先に押さえる習慣が、書類の質にも直結します。
2. 前回の書類を「横に置いて」書く
2回目以降の計画は、前回の計画とモニタリングから出発します。紙のファイルやPDFを探すところから始めると、それだけで時間が過ぎます。子どもごとに、前回の計画・モニタリング・アセスメントがすぐ並べて見られる状態を作っておきます。
3. アセスメントの項目を計画書の項目に合わせる
アセスメントの項目が5領域や計画書の項目と対応していれば、アセスメントの結果を計画書へ「書き写す」作業がなくなります。様式を見直して、アセスメントから計画書へ流れる並びにしておきましょう。
4. 日々の記録に「目標に関する一文」を残してもらう
モニタリングの根拠は日々の記録です。職員に「今日の様子」を自由に書いてもらうだけでなく、「計画の目標に関して気づいたこと」を一文添えてもらうと、モニタリングの考察は記録を並べるだけで書けるようになります。
5. 保護者の意向は面談前に集める
面談の場で意向を一から聞き取ると、面談時間が長くなり、計画書の作成もその後になります。面談前に簡単なアンケートで家庭での様子や願いを集めておくと、面談は「確認と相談」に使えます。
6. 検討会の議事録を、そのまま本書に反映する
検討会で出た意見を別のメモに取り、あとから計画書に転記していると、内容が抜けたり二度手間になったりします。議事録の項目を計画書の項目に合わせておくと、会議で決めたことがそのまま本書になります。
7. 下書きは道具に任せ、判断に時間を使う
計画書の文章のうち、アセスメントや前回の書類から機械的に導ける部分は少なくありません。テンプレートやAIに下書きを任せ、児発管は「この子に合っているか」「保護者の願いに応えているか」の判断に時間を使う方が、計画の質は上がります。
まとめ
書類作成の負担は、根性で乗り切るものではなく、書類の「つながり」を整えることで減らせます。つむぎあいは、アセスメント・原案・検討会・本書・ケア記録・モニタリングを1本の流れでつなぎ、AIが各所で下書きを担当します。期限一覧やアラートも備えているので、上の7つの工夫を仕組みとして日常に組み込めます。