ある日、自治体から運営指導の通知が届きます。日程は数週間後。管理者から「計画まわりの書類、大丈夫だよね」と聞かれ、「大丈夫です」と答えながら、頭の中では過去の計画の期限、署名の漏れ、モニタリングの記録が次々と浮かぶ。多くの児発管が経験する、落ち着かない数週間の始まりです。
この記事では、通知から当日までに確認しておきたい個別支援計画まわりの書類と、日頃の備えを整理します。運営指導の内容や確認項目は自治体によって異なるため、必ず自治体の案内と最新の通知を確認してください。
この記事の結論 運営指導で見られるのは、書類の「量」ではなく「流れ」です。アセスメント→原案→検討会→本書→説明・同意・交付→モニタリング→見直し、の順番と日付がつながっているかを確認してください。流れが途切れているところを見つけたら、ごまかさずに経緯を説明できるよう整理しておくことが大切です。
まず確認したいこと：期限と日付の順番
個別支援計画について、多くの自治体で確認されるのは次の点です。
- 利用開始前（または開始日）までに計画が作成されているか
- アセスメントの日付が、計画の作成日より前か
- 担当者会議（検討会）が開かれ、その記録があるか
- 計画を保護者に説明し、同意を得て、交付しているか（署名・日付）
- おおむね6か月ごとにモニタリングと見直しが行われているか
- 計画の期間に空白がないか
これらは、日付を並べると確認できます。子どもごとに、アセスメント日・検討会日・計画作成日・同意日・計画期間・モニタリング日を一覧にしてみてください。日付の順番が逆になっているところ、期間に空白があるところが見つかります。
よくある「途切れ」
一覧にしてみると、次のような途切れが見つかることがあります。
- 計画期間が切れてから、次の計画の同意日までに数日の空白がある
- 検討会の記録が、一部の子どもについて残っていない
- 同意の署名はあるが、日付が書かれていない
- モニタリングの記録はあるが、計画の見直しにつながった形跡がない
途切れが見つかったとき、後から日付を書き足すことは絶対にしないでください。記録の改ざんは、書類の不備よりもはるかに重大な問題になります。途切れがあった場合は、その経緯（なぜ遅れたのか、どう対応したのか）を説明できるよう整理し、管理者と共有しておきます。
支援プログラムとのつながり
令和6年度以降は、支援プログラムの作成・公表と、個別支援計画の5領域とのつながりも確認の対象になることがあります。計画の支援内容に5領域との関係が書かれているか、支援プログラムが公表されているかも確認してください。
当日の準備
当日は、書類を探すのに時間がかかると、それだけで印象が悪くなります。
- 子どもごとに、計画・アセスメント・検討会記録・モニタリング・ケア記録がすぐに出せる状態にする
- 期限の一覧表を用意しておく（自分たちで管理していることが伝わる）
- 質問されたときに説明できるよう、途切れがあった箇所の経緯をメモしておく
紙のファイルで管理している場合は、子どもごとにインデックスをつけておくだけでも違います。
日頃の備え
運営指導の通知が来てから慌てないためには、日頃から次のことができていれば十分です。
- 全児童の期限を一覧で管理し、期限が近いものを月初に確認する
- 書類は工程の順番どおりに作り、日付を必ず記入する
- 検討会の記録を毎回残す
- 同意の署名と日付を、交付のその場で確認する
特別な準備ではなく、日々の書類を「流れ」で作ることが、いちばんの備えです。
指摘を受けたら
運営指導で指摘を受けることは、珍しいことではありません。指摘は、事業所の書類を良くする機会です。指摘された内容を職員と共有し、次の計画から改善します。改善報告が必要な場合は、期限内に対応します。児発管が一人で責任を感じる必要はありません。事業所として改善していくものです。
まとめ
運営指導で見られるのは、書類の流れと日付のつながりです。子どもごとに日付を一覧にし、途切れがあれば経緯を説明できるよう整理します。後から日付を書き足すことは絶対にしません。日々の書類を流れで作り、期限を一覧で管理していれば、通知が来ても慌てずに済みます。確認項目は自治体によって異なるため、必ず自治体の案内を確認してください。
つむぎあいでは、アセスメントから原案・検討会・本書・モニタリングまでが工程順につながり、全児童の期限と進み具合を一覧で確認できます。日頃の備えを仕組みにする手段のひとつとして参考にしてください。