年明けから3月末までの計画更新ラッシュ｜児発管の1〜3月を逆算で組み立てる

年が明けると、児発管の頭の中には「3月末」というゴールが浮かびます。4月に利用を始めた子どもたちの計画が半年で更新になり、秋に更新した子どもの2回目のモニタリングも重なり、さらに受給者証の更新時期も集中する。1〜3月は、1年でいちばん書類に追われる時期だという児発管は多いのではないでしょうか。

「今年こそ余裕を持って終わらせたい」と毎年思いながら、気づけば3月の最終週に深夜まで計画書を書いている。そんな経験があるなら、この記事は同じ立場から書いたものとして読んでいただければと思います。

この記事の結論 年度末の忙しさは、作業量そのものよりも「期限が同じ日に集まる」ことで生まれます。1月のうちに全児童の期限を一覧にし、面談と検討会の日程を先に押さえてしまえば、3月は「書く」だけの月にできます。

なぜ1〜3月に集中するのか

児童発達支援・放課後等デイサービスでは、個別支援計画をおおむね6か月ごとに見直すことが求められています。4月に利用を始めた子どもは10月に更新、その次が4月です。10月に更新した計画の2回目の見直しは3月から4月にかかります。年度の切り替わりで学校や園も変わるため、保護者面談も「進級・就学の話」が加わって長くなります。

つまり、忙しさの原因は「計画が多い」ことではなく、「同じ時期に期限が重なる」ことにあります。ここを分解すると、対策が見えてきます。

1月にやること：期限の一覧を作る

最初にやるのは、全児童の次の期限を1枚の表にすることです。

この表を作ると、「2月末に切れる子」「3月末に切れる子」が分かれ、3月末に集中していると思っていた作業が、実は2月から分散できることに気づきます。受給者証の更新月も一緒に書いておくと、相談支援専門員とのやりとりの時期も見えます。

2月にやること：面談と検討会を先に押さえる

計画書を書くのが遅れる原因の多くは、「文章が書けない」ではなく「面談ができていない」「検討会が開けていない」ことです。書き始める前の工程が止まっているのに、自分の書く速さを責めてしまう児発管は少なくありません。

2月のうちに、3月末更新の子どもの保護者面談を全員分予定に入れます。面談は送迎時の10分でも構いません。事前に簡単なアンケートを渡しておけば、面談は「確認」で済みます。検討会も、職員会議の中に15分ずつ組み込む形で日程を決めておきます。

面談と検討会の日が決まっていれば、計画書は「面談の翌週に原案、検討会の翌日に本書」と機械的に進められます。

3月にやること：書く順番を決める

3月は「書く」月です。ここで大切なのは、全員分を一度に進めないことです。

• 期限が早い順に、1日2〜3件ずつ進める
• 1件ごとに「原案を書く」「検討会に出す」「本書にする」「保護者に説明して署名をもらう」の4段階のどこにいるかを表に書き込む
• 前回の計画とモニタリングを横に置いて書く。前回の目標の達成状況から、次の目標は自然に決まる

前回の書類を探すところから始めると、それだけで15分が消えます。2月のうちに、子どもごとに前回の計画・モニタリング・アセスメントをひとまとめにしておくと、3月の作業は驚くほど軽くなります。

それでも間に合いそうにないとき

3月に入ってから「間に合わない」と感じたら、管理者に早めに伝えることをおすすめします。児発管が一人で深夜まで書くより、面談を管理者やベテラン職員に一部分担してもらう方が、計画の質も保てます。計画の作成期限を守れない場合には減算の対象となることもあるため、抱え込むより早めの相談が事業所全体のためになります。

来年度に向けて

年度末を乗り切ったら、4月に一つだけやっておきたいことがあります。新しく利用を始める子どもの計画開始日を、あえて月初にそろえないことです。開始日を月ごとに分散させると、半年後の更新も分散します。年度末の集中は、実は4月の受け入れ時に決まっています。

まとめ

1〜3月の忙しさは、期限の重なりから生まれます。1月に期限一覧を作り、2月に面談と検討会を押さえ、3月は書くことに集中する。この順番を守るだけで、年度末の夜が少し早く終わります。

つむぎあいでは、全児童の計画期間とモニタリング期限を一覧で確認でき、期限が近づくとお知らせが届きます。前回の計画とモニタリングも同じ画面に並ぶので、年度末の「探す時間」をなくす手段のひとつとして参考にしてください。